Nadużycia w firmach – dlaczego występują i jakie zadanie ma audyt śledczy

John Rigas od początku powstania firmy sprawował funkcję CEO. Jego syn Tim był CFO, a jego dwaj pozostali synowie Michael i James pracowali jako wicedyrektorzy. Cała czwórka była członkami zarządu, a wliczając jeszcze zięcia Johna – Petera Ventisa – rodzina posiadała pięć głosów w dziewięcioosobowym organie. Rodzina Rigasów posiadała również 100% uprzywilejowanych udziałów klasy B, co pozwalało na zachowanie pełnej kontroli nad zarządem nawet po wejściu firmy na giełdę. Po wielu latach okazało się, że brak należytego nadzoru dawał rodzinnemu kartelowi wolną rękę w dysponowaniu środkami firmy. Dociekliwość jednego z pracowników banku była powodem, dla którego stróże prawa rozpoczęli długie śledztwo korzystając z pomocy doświadczonych audytorów, dzięki którym wykryto, że rodzina wykorzystywała fundusze firmy do finansowania pozostałych swoich przedsięwzięć, jak pola golfowe, domy wakacyjne, mieszkania w centrum Manhattanu, samoloty, floty samochodów, a nawet drużyny hokejowej. Wszystkie transakcje odbywały się poza księgami rachunkowymi, ale kreatywność dyrektora finansowego pozwalała ukryć wszelkie straty poprzez odpowiednie fałszowanie operacji i statystyk, co z kolei przyczyniało się do dobrych notowań giełdowych firmy. Firma zbankrutowała w 2002r roku po tym jak ujawniono, że Rigas i jego synowie ukrywali 2,3 mld$ długów, a większość funduszy korporacyjnych przeznaczyli na osobistą konsumpcję. John Rigas i jego syn Tim zostali skazani w 2003 roku na 15 lat więzienia. Nigdy nie przyznali się do winy.

Oczywisty brak nadzoru ze strony akcjonariuszy i dysfunkcyjny model systemu kontroli wewnętrznej spowodowały, że przez lata działalność Johna Rigasa i jego rodziny pozostawała zakonspirowana. Choć nie kryli się z wydawaniem pieniędzy, dopiero rzetelna praca audytorów śledczych wykazała źródło ich pochodzenia. Audyty śledcze są stosowane wszędzie tam, gdzie sytuacja finansowa podmiotu rodzi podejrzenia. Jest on używany w przypadkach podejrzeń o sprzeniewierzenie aktywów lub oszustwo, zbadanie zarzutów łapownictwa i wszelkich nadużyć zarówno ze strony pracowników, jak i właścicieli instytucji. Tego rodzaju audyt przeprowadzany jest przez profesjonalistów z kompetencjami w obszarze księgowości, analizy danych, znajomości prawa, a nawet kryminologii. Ich rola jest więc niezbędna w momencie domniemania przestępstwa gospodarczego.

Historia Adelphia Communications jest również doskonałym anty-przykładem firmy, która kontrolowała ryzyka nadużyć. Niezastosowanie odpowiednich środków prewencyjnych doprowadziło w ostateczności do bankructwa Adelphi i utraty pracy przez blisko 300 pracowników.

A wydaje się oczywiste, że wprowadzenie mechanizmów kontroli uchroniłoby wyżej wspomniana firmę od bankructwa. Czy aby na pewno. Wprowadzenie mechanizmów kontroli bez rzeczywistego ich stosowania na co dzień nie będzie skuteczne. Tak było w przypadku Adelphia Comunicatoon i w przypadku wielu innych podmiotów gospodarczych na całym świecie.

Jak zdefiniować zjawisko nadużycia? Nadużycie należy rozumieć jako celowe działanie lub zaniechanie działania, będące złamaniem przepisów prawa lub zasad obowiązujących w danej firmie, przynoszącym sprawcy lub osobie trzeciej nieuprawnione korzyści lub powodujące nieuzasadnione straty ponoszone przez firmę, w tym o charakterze finansowym, materialnym i niematerialnym. Za nadużycie można uważać wszelkie działanie niezgodne z prawem, etyką oraz zasadami współżycia społecznego. W konkretnych przypadkach jako nadużycie rozumie się: kradzież, oszustwo, przekupstwo, fałszerstwo, wymuszenie, korupcja, sprzeniewierzenie zasobów, zatajenie istotnych dla firmy faktów i informacji, niewłaściwe lub niezgodne z prawem użycie zastrzeżonych danych, zmowa.

Aby zapobiec skutkom utraty aktywów firmy, a w skrajnych wypadkach bankructwu należy w organizacji zastosować podejście aktywne, nie tylko w zapewnieniu należytej staranności, co przejawia się w znakomitej większości firm wprowadzeniem polityki, procedur i nawet stosownych dokumentów zapewniających przeciwdziałanie wystąpienia ryzyka nadużyć, ale również aktywne, stałe monitorowanie realizowania działań prewencyjnych. Konsekwentne i odpowiedzialne monitorowanie efektów przyjętych rozwiązań i uregulowań pozwoli na podejmowanie działań naprawczych i ciągłe doskonalenie systemu przeciwdziałania nadużyciom co w konsekwencji pozwoli na skuteczną kontrolą nad funkcjonowaniem firmy.

Międzynarodowe organizacje: the Institute of Internal Auditors, the Amarican Institute of Certified Public Accountants and Association of Certified Fraud Examiners zalecają firmom podejście do zarządzania ryzykiem nadużyć oparte na pięciu podstawowych zasadach¹, niezależnie od branży, w której działa firma²:

1. Ład korporacyjny w zarządzaniu ryzykiem nadużyć - Podstawą tej zasady jest wbudowanie systemu zarządzania ryzykiem nadużyć w istniejącą strukturę organizacyjną firmy i uczynienie tego systemu integralną częścią zarówno struktury organizacyjnej jak i ładu korporacyjnego.
2. Ocena ryzyka nadużyć - Dla efektywnej i skutecznej ochrony przed nadużyciami firma powinna zrozumieć, co to jest ryzyko nadużycia i zrozumieć ryzyko nadużycia i działań niepożądanych specyficznych dla niej, które w sposób pośredni lub bezpośredni dotyczy tej firmy. Taka ocena ma na celu zrozumienie kluczowych obszarów ryzyka, sprawdzenie skuteczności kontroli wewnętrznej.
3. Przeciwdziałanie nadużyciom, czyli podjęcie działań prewencyjnych w ramach firmy, w tym opracowanie technik prewencyjnych przeciwdziałających wystąpieniu nadużyć i minimalizujących ryzyko negatywnego wpływu na firmę, jeśli takie ryzyko wystąpi.
4. Wykrywanie nadużyć – opracowanie określonych i wbudowanych w system technik detekcyjnych stosowanych w firmie do wykrycia nadużycia, kiedy środki prewencyjne nie zadziałały lub jeśli zostało zrealizowane ryzyko wcześniej nie uświadomione lub niezminimalizowane. Literatura i praktyka wskazuje kilka skutecznych technik detekcyjnych, tj. whistleblowing hotline (Linia Etyczna), odpowiednie środowisko kontroli, procedury audytu wewnętrznego, procedury i mechanizmy zarządzania ryzykiem, okresowe audyty tych obszarów w firmie, które szczególnie narażone są na ryzyko nadużycia (dział zakupów, dział zamówień itp.) lub pozyskiwanie poufnych informacji w formie ostrzeżenia lub wskazówki, co do podejrzenia wystąpienia nadużycia wewnątrz firmy lub od informatorów zewnętrznych.
5. Audyt śledczy i działania naprawcze – niezmiernie istotna część wszystkich działań podejmowanych przez firmę w walce z nadużyciami. W sytuacji kiedy istnieje podejrzenie nadużycia to moment rozpoczęcia audytu śledczego/dochodzeniowego, czyli podjęcie usystematyzowanych działań których celem jest wykrycie przestępstwa gospodarczego, oszustwa, zjawiska korupcji. Podstawowe jego zadanie to znalezienie i zebranie dowodów w formie informacji i dokumentów, które pozwolą ustalić sprawcę, mechanizm wystąpienia nadużycia, znaleźć luki w systemie firmy (w procesach, procedurach lub mechanizmach kontrolnych), wykrycie sprawcy, a wreszcie odzyskanie utraconych aktywów i ukaranie winnych. Najbardziej skuteczne jest zbieranie materiału dowodowego wewnątrz firmy w połączeniu z kompleksowymi działaniami operacyjnymi na zewnątrz firmy, w tym sprawdzanie powiązań kapitałowo-osobowych, opinii w środowisku zewnętrznym, historii działalności podejrzanych osób Lub firm itp. W dłuższej perspektywie celem podjętych działań śledczych jest zlikwidowanie lub zminimalizowanie ryzyka wystąpienia nadużycia ponownie. Skutecznie zaplanowane i przeprowadzone śledztwo umożliwi podjęcie adekwatnych działań naprawczych, uszczelniających procesy w firmie. Jednocześnie firma powinna uruchomić program szkoleń o przyjętych zasadach, procedurach, dokumentach i sposobach raportowania o przypadkach nadużyć i korupcji, co wzmocni świadomość pracowników w zakresie zachowań nieetycznych.

U podstaw podejścia do problemu nadużyć w firmie opartego na tych 5 podstawowych zasadach leży świadomość, że ryzyko nadużycia jest ryzykiem realnym, które może wystąpić również w „mojej firmie”. Jednocześnie należy pamiętać, że dysponowanie odpowiednim środowiskiem kontroli wraz z opracowanymi procedurami oraz odpowiednimi dokumentami, jeśli pozostaną „dokumentami na papierze” nie będą skuteczne. Monitorowanie i rzeczywiste egzekwowanie stosowania procedur przeciwdziałającym nadużyciom jest warunkiem istotnym i koniecznym działań minimalizujących ryzyko nadużyć.

Wychodząc naprzeciw zagrożeniom w zakresie nadużyć Pinkerton wspiera firmy na całym świecie, także w Polsce i w innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej w minimalizowaniu tego rodzaju ryzyk. W biurze w Warszawie tą problematyką zajmują się eksperci Działu Zarządzania Ryzykiem i Bezpieczeństwem. Oferują wsparcie w zarządzaniu ryzykiem nadużyć począwszy od usług compliance i działań prewencyjnych tworząc i doskonaląc kompleksowe systemy zapobiegania nadużyciom i zarządzania ryzykiem nadużyć, po działania operacyjne prowadząc dochodzenia wewnątrzfirmowe, minimalizując straty i zabezpieczając kluczowe wartości firm.

Joanna Pacześniak,Agnieszka Nowak

1^ IIA, AICPA, ACFE „Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide”

2^Wg Dave Yost, Auditor of State