Ministerstwo Finansów blokuje wirtualne kasy fiskalne. "Pozwalają ograniczyć koszty"

Mikroprzedsiębiorcy wciąż czekają na odpowiedź, kiedy będą mogli korzystać z tańszych rozwiązań bez konieczności kupowania tradycyjnego urządzenia i kiedy rząd dotrzyma obietnicy. Eksperci przekonują, że do ułatwienia życia przedsiębiorcom wystarczyłby podpis ministra Finansów pod jednym rozporządzeniem ministerialnym. Tego cały czas nie ma. Pozostały jedynie niespełnione obietnice. Wiadomo jednak, że jest to na rękę producentom fizycznych kasy fiskalneych, które zostałyby wyparte przez proste i darmowe aplikacje.

Zapowiedzi bez jasnej drogi dla przedsiębiorców

Sprawa nie jest nowa. Już w lutym 2026 r. Ministerstwo Finansów publikowało informacje dotyczące kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Rozwiązanie to pozwala ewidencjonować sprzedaż bez konieczności korzystania z tradycyjnej kasy fiskalnej, ale dostęp do niego pozostaje ograniczony przepisami określającymi uprawnione grupy podatników.

Kolejny ważny moment nastąpił 6 lipca 2026 r. Podczas prezentacji pakietu „Deregulacja 2.0” minister finansów i gospodarki Andrzej Domański zapowiedział bezpłatną aplikację mobilną, która ma umożliwiać wystawianie paragonów bez fizycznej kasy fiskalnej. – Zamiast obowiązku posiadania fizycznej kasy fiskalnej, wystarczy prosta darmowa aplikacja na dowolne urządzenie mobilne — deklarował minister.

Zapowiedź brzmiała obiecująco, ale nie rozwiązywała od razu problemu przedsiębiorców, którzy chcieliby korzystać z istniejących kas wirtualnych. Nowa aplikacja państwowa i rozszerzenie katalogu branż uprawnionych do korzystania z obecnych kas programowych to dwa odrębne zagadnienia. W lipcowym komunikacie nie wskazano konkretnej daty uruchomienia nowego narzędzia.

W październiku problem wciąż pozostaje aktualny. W odpowiedzi na pytania dziennikarza portalu podatki.biz Ministerstwo Finansów poinformowało, że nie planuje rozszerzenia katalogu branż uprawnionych do korzystania z istniejących kas wirtualnych. Resort koncentruje się natomiast na pracach nad bezpłatną Krajową e-Kasą Rejestrującą.

– Dalsza cyfryzacja fiskalizacji i stworzenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej to kierunek, który oceniamy pozytywnie. KeKR ma docelowo zapewnić przedsiębiorcom bezpłatną aplikację będącą alternatywą dla obecnych urządzeń fiskalnych, co szczególnie w przypadku mikro- i małych firm może realnie ograniczyć koszty prowadzenia działalności – mówi w rozmowie z Dorzeczy.pl Emilia Szczukowska ze Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to, że zapowiedź nowego narzędzia nie jest równoznaczna z możliwością skorzystania z niego już teraz. Nie daje też odpowiedzi na pytanie, czy firmy będą mogły wcześniej uzyskać dostęp do tańszych rozwiązań programowych na podstawie zmiany obowiązujących przepisów.

– Trzeba jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie pozostające obecnie na wczesnym etapie prac. Ministerstwo Finansów samo wskazuje, że nie zostały jeszcze wypracowane ostateczne propozycje legislacyjne ani szczegółowe zasady funkcjonowania KeKR, a projekt nie trafił jeszcze do uzgodnień zewnętrznych i konsultacji publicznych. Tymczasem mówi się o perspektywie wdrożenia systemu dopiero w latach 2028–2029, a więc już po kolejnych wyborach parlamentarnych. Rodzi to uzasadnione pytanie, na ile tak odległy horyzont czasowy, dodatkowo obejmujący zmianę kadencji parlamentu, stwarza ryzyko dalszego odkładania realizacji tego rozwiązania – dodaje przedstawicielka Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Kosztowna blokada nowoczesności

Wielu przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż na rzecz konsumentów, korzysta z tradycyjnych kas fiskalnych online. Określenie „online” może być mylące: nie oznacza aplikacji na smartfonie, lecz urządzenie sprzętowe, którego zakup, serwis i obowiązkowe przeglądy generują dodatkowe wydatki. Koszt zakupu kasy może wynosić od około 1500 do 2500 zł, a w przypadku drukarek fiskalnych — jeszcze więcej.

Wirtualne kasy fiskalne to alternatywa w postaci certyfikowanego oprogramowania, które może działać na odpowiednim urządzeniu mobilnym. Takie rozwiązania są już stosowane w niektórych branżach, między innymi w przewozach pasażerskich i gastronomii. Nie każdy przedsiębiorca może jednak z nich korzystać — decydują o tym obowiązujące przepisy i katalog uprawnionych podatników.

– Dlatego perspektywa wdrożenia KeKR w kolejnych latach nie powinna być argumentem za wstrzymywaniem zmian, które można przeprowadzić już dziś. Wirtualne kasy fiskalne funkcjonują na rynku, są rozwiązaniem sprawdzonym i pozwalają ograniczać koszty oraz zwiększać mobilność przedsiębiorców, ale możliwość ich stosowania nadal pozostaje ograniczona do wybranych branż – twierdzi Emilia Szczukowska.

Rozszerzenie tego katalogu mogłoby otworzyć drogę do tańszych rozwiązań kolejnym grupom firm. W określonych przypadkach nie wymagałoby to zmiany całej ustawy, lecz odpowiedniej zmiany przepisów wykonawczych. Właśnie dlatego przedsiębiorcy oczekują odpowiedzi, dlaczego nie można szybciej wykorzystać istniejących rozwiązań prawnych, zamiast uzależniać nadzieje na obniżenie kosztów od wieloletniego projektu informatycznego.

– W pierwszej kolejności możliwość korzystania z kas wirtualnych można byłoby rozszerzyć tam, gdzie dominują małe, mobilne działalności i częsty bezpośredni kontakt z klientem – m.in. w branży beauty, usługach naprawczych i serwisowych, budowlanych i remontowych, edukacyjnych czy w drobnym rzemiośle. To właśnie w tych sektorach prostsze, aplikacyjne rozwiązanie może najszybciej przełożyć się na realne ograniczenie kosztów i ułatwienie codziennego prowadzenia biznesu – uzupełnia Emilia Szczukowska ze Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Rozporządzenie teraz czy aplikacja w przyszłości?

Jeśli rozszerzenie dostępu do kas wirtualnych można przeprowadzić przez zmianę rozporządzenia, warto oddzielić tę możliwość od budowy nowej aplikacji. To dwa różne procesy, które nie muszą się wzajemnie wykluczać.

Państwowa aplikacja może w przyszłości ułatwić prowadzenie działalności, ale jej zapowiedź nie powinna automatycznie oznaczać rezygnacji z rozważenia innych rozwiązań. Jeżeli resort uważa, że rozszerzenie katalogu uprawnionych branż nie jest możliwe albo byłoby ryzykowne, powinien przedstawić konkretne argumenty prawne i podatkowe.

– Z perspektywy przedsiębiorców trudno znaleźć uzasadnienie dla sytuacji, w której mikro i małe firmy miałyby przez kolejne lata ponosić koszty zakupu, serwisowania i obsługi tradycyjnych urządzeń fiskalnych tylko dlatego, że w przyszłości planowane jest uruchomienie bardziej kompleksowego systemu. Rozszerzenie katalogu branż uprawnionych do korzystania z kas wirtualnych byłoby prostym działaniem deregulacyjnym, które może przynieść przedsiębiorcom wymierne oszczędności już teraz, bez kolizji z docelowym wdrożeniem KeKR – puentuje Emilia Szczukowska.

Mrożenie rynku na kolejne lata

Spór o kasy wirtualne pokazuje, że cyfryzacja administracji nie powinna ograniczać się do zapowiadania kolejnych aplikacji. Przedsiębiorcy potrzebują jasnych reguł, przewidywalnych terminów i możliwości korzystania z tańszych rozwiązań bez wieloletniego oczekiwania na nowe narzędzie.

Od lutowych informacji o kasach programowych, przez lipcową zapowiedź bezpłatnej aplikacji, po październikowe stanowisko resortu nie pojawiła się jasna deklaracja, kiedy kolejne grupy przedsiębiorców uzyskają dostęp do istniejących kas wirtualnych.

Ministerstwo Finansów powinno więc odpowiedzieć na konkretne pytanie: czy zamierza rozszerzyć katalog uprawnionych podatników poprzez zmianę rozporządzenia, a jeśli nie — jakie przeszkody prawne lub techniczne to uniemożliwiają?

Dopóki takiej odpowiedzi nie ma, przedsiębiorcy pozostają między kosztownym obowiązkiem zakupu sprzętu a obietnicą bezpłatnego rozwiązania, którego terminu wdrożenia nie określono w lipcowym komunikacie. Jednak firmy potrzebują nie tylko wizji cyfryzacji, ale również decyzji, które pozwolą im obniżyć koszty już teraz.