Decyzja o rozpoczęciu własnej działalności gospodarczej może być dobrym wyborem dla tych, którzy marzą o poprawie sytuacji finansowej. A zwłaszcza dla tych, którzy mają już nie tylko rewelacyjny pomysł na biznes, lecz także przeprowadzili już wstępną analizę rynku.

Mała firma daje dużo elastyczności i możliwości szybkich reakcji na zmieniający się popyt. Właściciel może np. zmienić formę opodatkowania działalności, wdrażać nowe pomysły, które będą służyły rozwojowi firmy, zwiększać skalę inwestycji lub redukować koszty. Sam ustala również czas pracy i swojego urlopu, a także decyduje o tym, z kim nawiązuje współpracę. Jednocześnie musi jednak ponosić koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa, pamiętać o terminach opłacania składek i podatków oraz rzetelnie dokumentować przychody, koszty i majątek firmy.

Zgodnie z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, będącej częścią tzw. Konstytucji Biznesu, „Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”.

Pierwszy krok

Przyszły przedsiębiorca powinien zacząć od gruntownej analizy tego, jaka forma prawna działalności gospodarczej będzie mu najbardziej odpowiadać. Trzeba więc wybrać, czy chcemy prowadzić biznes w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, czy wolimy założyć spółkę.

Uruchomić biznes w ramach indywidualnej działalności gospodarczej może każda pełnoletnia osoba posiadająca pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych. Do zalet wyboru takiej formy należą: stosunkowo prosta procedura związana z jej rejestracją i prowadzeniem oraz możliwość zdobycia dofinansowania na start firmy, np. w ramach niskooprocentowanej pożyczki, bezzwrotnej dotacji z Funduszu Pracy, narzędzi finansowych Polskiego Funduszu Rozwoju czy przy wykorzystaniu funduszy UE. Po stronie plusów tego rozwiązania można wpisać również to, że nowa firma nie musi mieć z góry określonego majątku, a rejestracja takiej firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest bezpłatna.

Tego typu forma działalności jest najlepsza dla tych, którzy biznes chcą prowadzić samodzielnie. Zgodnie z art. 4 ustawy Prawo przedsiębiorców: „Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą”. W przypadku indywidualnej działalności gospodarczej przedsiębiorcą jest więc po prostu osoba fizyczna, która wykonuje we własnym imieniu działalność gospodarczą. Dzięki temu cały zysk trafia do kieszeni właściciela, który ma pełną kontrolę nad własną firmą. Przy tej formie prawnej przedsiębiorca może zdecydować się też na uproszczoną formę prowadzenia księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów (w zależności od osiąganych obrotów).

Wadą indywidualnej działalności jest jednak to, że taki przedsiębiorca odpowiada za swoją firmę całym posiadanym majątkiem, a jeśli nie ma rozdzielności majątkowej, to za jego firmowe długi odpowiada również małżonek.

Jeśli wolimy mieć wspólników, to już na starcie potrzebujemy dużego kapitału, lub gdy chcemy zacząć biznes w branży, która charakteryzuje się wysokim ryzykiem strat finansowych, wtedy lepsze warunki działalności oferują spółki. Dzielimy je na spółki prawa handlowego i spółki prawa cywilnego.

Wśród tych pierwszych są spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna) oraz spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna). Wspólnikiem spółki osobowej może zostać praktycznie każdy (jedynie spółki partnerskie zostały zarezerwowane dla konkretnych wolnych zawodów, m.in. adwokatów, aptekarzy, architektów, inżynierów budownictwa, lekarzy czy radców prawnych).

W większości przypadków spółki mają własną osobowość prawną. A to oznacza, że np. kredyty na inwestycje zaciąga nie konkretny wspólnik, ale spółka jako taka. W przypadku ewentualnych problemów finansowych wspólnicy nie odpowiadają swoimi osobistymi majątkami za długi spółki. W wielu przypadkach, zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, wspólnicy są jednak jednocześnie członkami zarządu spółki, więc w sytuacji konkretnych działań lub zaniechań mogą być pociągnięci do odpowiedzialności.

Wadą takiego rozwiązania jest to, że założenie np. spółki kapitałowej wymaga więcej formalności (m.in. najczęściej zawarcia umowy u notariusza, złożenia wniosku o wpis w KRS). Spółka powinna mieć też swój kapitał zakładowy w wysokości nie mniejszej niż 5 tys. zł dla spółki z o.o., 50 tys. dla spółki komandytowo-akcyjnej oraz 100 tys. zł dla spółki akcyjnej.

Inaczej jest w przypadku spółki cywilnej, która z perspektywy prawa cywilnego jest po prostu umową między wspólnikami. Nie posiada ona osobowości prawnej. Za zobowiązania takiej spółki wspólnicy solidarnie odpowiadają więc zarówno majątkiem firmowym, jak i swoim majątkiem osobistym. Wspólnicy (co najmniej dwie osoby) mają prawo do zysku i strat w procentach, który ustalili, zakładając spółkę, lub proporcjonalnie (niezależnie od wniesionego wkładu rzeczowego). Aby założyć spółkę cywilną, wystarczy sporządzić umowę spółki i w ciągu 14 dni zgłosić ją w Urzędzie Skarbowym. Prawo nie wymaga minimalnego kapitału zakładowego.

Droga do samozatrudnienia

Popularna wśród osób rozpoczynających przygodę z biznesem jest indywidualna działalność gospodarcza, więc to na niej skupimy się w tym tekście. Procedurę założenia działalności gospodarczej rozpoczyna złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG.

Taki wniosek można pobrać i złożyć w urzędzie gminy, miasta czy dzielnicy albo pobrać i wypełnić w formie elektronicznej na stronie CEIDG lub wypełnić na infolinii z pomocą konsultanta, a następnie udać się do urzędu z dowodem tożsamości i nadanym podczas zapisywania wniosku unikalnym kodem. Istnieje także możliwość złożenia wniosku przez pełnomocnika, listownie, a także on-line bez wychodzenia z domu, przy czym wysyłając wniosek pocztą, musimy dołączyć notarialne poświadczenie złożonego podpisu, a droga internetowa wymaga posiadania podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego (jest on bezpłatnym narzędziem służącym do potwierdzenia w Internecie tożsamości danej osoby i umożliwiającym załatwianie drogą elektroniczną wielu spraw urzędowych).

Wniosek zawiera zatem nazwę jednoosobowego przedsiębiorstwa, w której skład wchodzą także imię i nazwisko właściciela. Należy podać adres wykonywania działalności oraz datę rozpoczęcia jej prowadzenia, przy czym jest to jednocześnie dzień, od którego będą naliczane składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kolejny istotny punkt to wskazanie jednego kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) lub więcej, określających obszary, którymi będzie zajmowała się firma (np. „Działalność portali internetowych”, „Transport drogowy towarów”). Podane przez przedsiębiorcę dane o nowej firmie są automatycznie przekazywane ZUS lub KRUS, do urzędu skarbowego, a także Głównego Urzędu Statystycznego.

Podatek do wyboru

W momencie składania wniosku musimy wiedzieć, jaką przyjmiemy formę opodatkowania. W Polsce do wyboru są cztery formy opodatkowania:

• zasady ogólne,
• podatek liniowy,
• ryczałt,
• karta podatkowa.

Najczęściej stosowane jest opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej 18 proc. i 32 proc. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne taka forma pozwala przedsiębiorcy skorzystać z ulg podatkowych, rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Przedsiębiorcy mają również prawo do pomniejszenia osiągniętych przychodów o poniesione koszty uzyskania przychodów. Jednak jeśli dochody przekroczą próg 85 529 zł, to nadwyżka będzie już opodatkowana 32-procentową stawką. Zaletą jest też kwota wolna od podatku (na 2019 r. wynosi ona 8 tys. zł).

Kolejną popularną formą opodatkowania jest wynoszący 19 proc. podatek liniowy. Podobnie jak w przypadku zasad ogólnych ramy prawne określające tę formę opodatkowania dyktują przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Największym plusem tego rodzaju opodatkowania jest to, że stawka jest stała, niezależnie od wysokości dochodu. Wadą jest brak możliwości rozliczenia podatku wspólnie z małżonkiem albo dzieckiem, a także brak możliwości uwzględnienia ulg podatkowych oraz brak kwoty wolnej od podatku. Jeżeli więc spodziewane przekroczenie progu dochodowego jest niewielkie, to podatek liniowy może okazać się nieopłacalny. Dochody opodatkowane w ten sposób nie łączą się z tymi z innych źródeł. Nie można zastosować podatku liniowego przykładowo do dochodów z umowy o pracę, rent i emerytur czy przychodów z działalności wykonywanej osobiście (które są opodatkowane na zasadach ogólnych).

Rozliczając się zarówno na zasadach ogólnych, jak i za pomocą podatku liniowego, podatnik może opłacać zaliczki na podatek dochodowy miesięcznie lub kwartalnie (możliwość opłacania zaliczek raz na kwartał mają jedynie mali podatnicy o przychodach nieprzekraczających 1,2 mln euro lub przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą). Zaliczki wylicza się samodzielnie, a następnie wpłaca do 20. dnia kolejnego miesiąca (lub kwartału) do odpowiedniego urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego, do końca kwietnia w kolejnym roku podatkowym, podatnik rozliczający się na zasadach ogólnych składa w urzędzie skarbowym zeznanie PIT-36, a podatnik rozliczający się podatkiem liniowym formularz PIT-36L. Obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji księgowych: księgi przychodów i rozchodów, a przy przychodach netto powyżej równowartości 2 mln euro – ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). Podatnik musi w ciągu roku podatkowego m.in. prowadzić ewidencję kosztów, majątku firmy, wszelkich zakupów i sprzedaży, a także imienne karty przychodu pracowników i sporządzać spis z natury na 1 stycznia oraz na koniec każdego roku podatkowego.

Przedsiębiorcy określeni w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne mogą skorzystać także z prostych i korzystnych finansowo zryczałtowanych form opodatkowania:

• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – stawka podatku od przychodu waha się od 2 do 20 proc. w zależności od rodzaju działalności; na podstawie ryczałtu rozliczają się m.in. dentyści, lekarze i weterynarze oraz tłumacze;
• karty podatkowej – w tym przypadku wysokość podatku jest stała i zależy od rodzaju oraz zakresu prowadzonej działalności, a także od liczby mieszkańców miejscowości, w której prowadzi się działalność. Z karty podatkowej mogą korzystać m.in. taksówkarze, stolarze, kwiaciarze czy korepetytorzy.

Warto też wiedzieć, że formę opodatkowania zawsze można zmienić od następnego roku podatkowego.

Bezpłatna rejestracja

We wniosku należy także wskazać numer rachunku bankowego, który będzie służył do rozliczeń z urzędem skarbowym. Chociaż nie ma prawnych przeszkód, aby używać w tym celu prywatnego konta, to oddzielny rachunek firmowy jest rozwiązaniem wygodniejszym i pozwalającym utrzymać większą kontrolę nad firmowymi finansami.

Działalność gospodarczą można rozpocząć już w dniu złożenia wniosku. Procedura rejestracji w CEIDG jest całkowicie bezpłatna (z wyjątkiem konieczności poniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł w przypadku rejestracji przez pełnomocnika), o czym warto pamiętać w razie otrzymania pism żądających opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców od rozmaitych naciągaczy.

Przy rejestracji firmy przedsiębiorca zostaje automatycznie zgłoszony do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia, ponadto w ciągu siedmiu dni musi samodzielnie zgłosić się jako ubezpieczony. Przedsiębiorcy, którzy rejestrują firmę w CEIDG, mogą dołączyć do wniosku rejestracyjnego dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczeń zdrowotnych swoje i członków swojej rodziny, a od niedawna także dokumenty zgłoszeniowe pracowników firmy.

Z VAT czy bez VAT?

Wielu zakładających firmę zastanawia się, czy podlega obowiązkowi zgłoszenia się jako podatnik VAT. Nie trzeba rejestrować się do podatku VAT, jeśli sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie (lub proporcji tej kwoty, odpowiadającej liczbie dni od założenia firmy w danym roku do końca tego roku) lub jeśli sprzedaży podlegają towary zwolnione z VAT. Informację o zwolnieniach przedmiotowych znaleźć można np. w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Do rejestracji i rozliczania VAT niezależnie od wysokości obrotu będziemy zobligowani, sprzedając konkretne grupy towarów i usług (m.in. towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, takie jak metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie oraz usługi wymienione w art. 113 ustawy o VAT, np. prawnicze, doradcze, jubilerskie).

Nie będąc w gronie zobowiązanych do rozliczania VAT, można też zarejestrować się dobrowolnie jako płatnik tego podatku i dzięki temu np. odliczać VAT od zakupów związanych z działalnością. Formularz zgłoszeniowy VAT-R składa się jako załącznik razem z wnioskiem o wpis oraz zmianę swojego wpisu w CEIDG – w postaci elektronicznej przez Internet lub w wersji papierowej w urzędzie miasta czy gminy. Zgłoszenie to można złożyć także drogą elektroniczną przez system e-Deklaracje. VAT rozlicza się – w zależności od wybranej formy raz na miesiąc lub kwartał, do 25. dnia każdego miesiąca lub do 25. dnia miesiąca następującego po danym kwartale. Opłata za rejestrację płatnika VAT wynosi 170 zł.

Koncesja czy zezwolenie?

Przedsiębiorcy, który ma za sobą formalności związane z CEIDG, ZUS i VAT, zostaje jeszcze do uregulowania kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim, o ile zdecyduje się na działalność w jednej ze specyficznych branż wymagających posiadania specjalnych uprawnień (np. obrót paliwami i energią, sprzedaż wyrobów alkoholowych, ochrona osób i mienia), będzie musiał ubiegać się o wydanie z reguły płatnego pozwolenia w postaci koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Szczegółowe zakres i warunki wykonywania działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu określają przepisy odrębnych aktów prawnych, np. ustawy o ochronie osób i mienia, ustawy Prawo geologiczne i górnicze, ustawy o grach hazardowych, ustawy Prawo energetyczne, ustawy Prawo lotnicze czy ustawy o radiofonii i telewizji.

Najczęściej o takie pozwolenie trzeba występować do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności, niektóre wydawane są przez urząd miasta, starostwo czy inny organ samorządu.

Kolejny istotny element to rejestracja kasy fiskalnej w urzędzie skarbowym. Wprawdzie nie każdy przedsiębiorca podlega obowiązkowi posiadania tego urządzenia – zwolnieni z niego są m.in. drobni przedsiębiorcy osiągający mniej niż 20 tys. zł przychodu rocznie. Jednak istnieje pewna grupa towarów i usług, które wymagają rejestracji kasy fiskalnej bez względu na wysokość obrotu (np. sprzedaż perfum czy wyrobów tytoniowych, usługi gastronomiczne). Warto zatem o wiele wcześniej sprawdzić, czy dotyczy nas ten obowiązek lub czy pomimo niepodlegania mu chcemy korzystać z kasy rejestrującej, ponieważ na zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym urządzenia możemy czekać nawet 30 dni od momentu złożenia wniosku. Wniosek z kolei składamy w ciągu maksymalnie siedmiu dni od momentu fiskalizacji kasy, czyli od instalacji i zaprogramowania jej przez uprawnionego, zamówionego przez nas serwisanta. O ile rejestracja kasy jest bezpłatna, o tyle przedsiębiorca musi ponieść koszt fiskalizacji ustalony przez producenta lub dystrybutora tych urządzeń.

Działalność bez rejestracji

Nie każdy przedsiębiorca musi być wpisany do CEIDG. Prawo umożliwia działalność firmy bez obowiązku jej rejestracji i prowadzenia rachunkowości oraz bez obowiązkowego odprowadzania składek ZUS. Takie rozwiązanie w zamyśle ustawodawcy ma pomóc początkującym przedsiębiorcom w rozwinięciu działalności firmy i wejść na rynek w sposób o wiele tańszy i łatwiejszy, gdzie ewentualne wycofanie się z nietrafnego pomysłu na biznes nie wiąże się z formalnościami. Taka alternatywa może być korzystna dla przedsiębiorców o niskich przychodach, zajmujących się np. udzielaniem korepetycji.

Aby jednak móc skorzystać z takiego wariantu, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców należy spełnić określone warunki. Pierwszym z nich jest brak działalności zarejestrowanej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. Wyjątkiem od tego zapisu jest sytuacja, w której firma została wykreślona z ewidencji przedsiębiorców przed 30 kwietnia 2017 r. i od tego momentu nie była rejestrowana ponownie. Kolejnym ograniczeniem jest wysokość miesięcznego przychodu z tytułu prowadzenia działalności nierejestrowanej, która nie może przekroczyć 50 proc. minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. połowa minimalnego wynagrodzenia wynosi 1125 zł). Wartość ta dotyczy przychodu, a nie dochodu!

Przedsiębiorca, który spełnia te wymogi, nie musi płacić składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani kwartalnych lub miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Zamiast skomplikowanej księgowości wymagana jest uproszczona ewidencja sprzedaży w postaci listy sprzedaży za każdy dzień. Ewidencja sprzedaży jest podstawą do ustalenia wysokości przychodu.

Przychody osiągane z działalności nierejestrowej muszą być rozliczone w zeznaniu rocznym PIT-36, tam także odlicza się udokumentowane koszty poniesione w związku z wykonywaną działalnością.

Osoby prowadzące działalność nierejestrową z założenia są zwolnione z podatku VAT. Jednak prowadzenie niektórych rodzajów działalności zobowiązuje do rejestracji jako podatnik VAT niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Dotyczy to m.in. usług jubilerskich, usług prawniczych oraz usług w zakresie doradztwa.

Przedsiębiorcy nierejestrowi nie podlegają także obowiązkowi stosowania kas fiskalnych, bo nie osiągają progu 20 tys. zł rocznego obrotu, który zobowiązuje do stosowania tych urządzeń. Kasa będzie jednak potrzebna w przypadku pewnych usług i towarów wymienionych w ministerialnym rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (np. części do silników, usługi fryzjerskie, gastronomiczne, doradztwo podatkowe).

Jeśli przedsiębiorca osiągnie wyższy niż stanowiący 50 proc. płacy minimalnej przychód, to prowadzony przez niego biznes staje się działalnością gospodarczą. Od momentu przekroczenia limitu ma siedem dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG i kolejne siedem dni od wpisu w ewidencji na zgłoszenie się do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS.

Poza działalnością nierejestrowaną przepisy określają konkretne rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować w urzędzie. Dotyczy to działalności prowadzonej przez rolników i polegającej na oferowaniu usług agroturystycznych, produkcji wina w ilości mniej niż 100 hl w ciągu roku gospodarczego oraz rolniczego handlu detalicznego prowadzonego w pewnych ściśle określonych warunkach.

Ulgi na dobry początek

Początkujący samozatrudnieni mają prawo skorzystać z tzw. ulgi na start, dzięki czemu w okresie pierwszych sześciu miesięcy zwolnieni są ze składek na ubezpieczenia społeczne i podlegają tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (składka miesięczna w 2019 r.: 342,32 zł). Taki przedsiębiorca musi jedynie pamiętać o zarejestrowaniu się w ZUS (jako osoba ubezpieczona) do ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu siedmiu dni od wpisu do CEIDG. Istotną informacją w przypadku ulgi na start jest to, że osoba z niej korzystająca nie ma prawa m.in. do świadczeń chorobowych i wypadkowych. Natomiast po upływie sześciu miesięcy wykorzystywania ulgi na start może przez kolejne 24 miesiące skorzystać z tzw. małego ZUS, czyli opłacać preferencyjne stawki na ubezpieczenia społeczne. Podstawą naliczania preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne jest 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (podstawa w 2019 r.: 675 zł). Przedsiębiorca, który decyduje się na takie preferencyjne stawki, musi jednak mieć na uwadze, że np. w razie choroby przysługują mu niższe świadczenia niż w przypadku standardowych składek.