Polska administracja oferuje już możliwość korzystania drogą elektroniczną z kilkuset różnych usług cyfrowych. Szybki rozwój e-usług publicznych sprawia, że Polacy chętnie posługują się dokumentami w postaci elektronicznej. Cyfrowe dokumenty stają się więc coraz powszechniejsze również w administracji publicznej. Część tej dokumentacji stanowią zaś materiały archiwalne.
Aby archiwa państwowe mogły sprawnie przejmować materiały archiwalne w postaci elektronicznej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podjęła się realizacji projektu stworzenia Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Jego celem było powstanie systemu informatycznego (systemu ADE) umożliwiającego podmiotom przekazanie do archiwów państwowych dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, a archiwom państwowym jej przejęcie, zabezpieczenie i długoterminowe przechowywanie oraz udostępnianie.
Podstawowym źródłem, z którego będą pochodzić materiały archiwalne w postaci elektronicznej przekazywane do systemu ADE, będą systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) funkcjonujące w podmiotach nadzorowanych przez archiwa państwowe. W najbliższych latach dla części z nich skończy się 10-letni okres, po którym zgromadzone materiały archiwalne należy przekazać do archiwum państwowego.
Pracownikom jednostek chcących przekazać materiały archiwalne do archiwów państwowych w systemie ADE dedykowany jest Portal Jednostki, dostępny poprzez stronę WWW. Po założeniu kont użytkowników w systemu ADE ich weryfikacja i autoryzacja następują poprzez usługi Węzła Krajowego (np. Profil Zaufany). Warto podkreślić, że w przypadku jednostek korzystających z systemów EZD zakłada się integrację tych systemów z systemem ADE. Pracownik jednostki będzie wówczas realizował czynności w użytkowanym przez siebie systemie EZD, a nie w Portalu Jednostki.
Jednym z podstawowych procesów obsługiwanych w systemie ADE jest proces przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Obejmuje on wszystkie działania: od złożenia przez jednostkę wniosku o przekazanie materiałów archiwalnych przez jego weryfikację przez archiwum państwowe do przesłania materiałów archiwalnych, ich odebrania i weryfikacji w systemie oraz formalnego przejęcia lub odrzucenia materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.
W systemie zaimplementowane zostały takie narzędzia jak wizualizator czy walidator paczki archiwalnej, które ułatwiają i automatyzują czynności związane z weryfikacją jej poprawności.
Więcej informacji można uzyskać na www.ade.gov.pl lub pod adresem e-mail: [email protected]
Projekt jest współfinansowany ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”
